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Für jede Branche, jeden Bereich
die richtige Lösung

Eine rationelle Ordnung erfordert, dass dicke Akten vermieden werden. Die Ablege- und unproduktiven Sucharbeiten nehmen sonst stark zu. Hebelordner, auch Brief- oder Aktenordner genannt, sind meist Sammelakten und daher dicke Akten, die viele 'Fingerwege' erfordern. Auch Hefter, so genannte Schnellhefter oder Hängemappen werden meist nicht als Vorgangmappen geführt und sind deshalb auch Sammelakten

Die häufigsten Vorgänge umfassen nur wenige Schriftstücke. Für dünne Akten aber braucht man eine andere "Verpackung", dünn und preisgünstig wie ein Briefumschlag, so wie die Orga-Mappen mit Quick-Tabs. Dann lassen sich kleine Vorgänge schon bei der Entstehung erfassen und das spätere Abheften in der Registratur erübrigt sich.

Hier einige Beispiele, die für viele ähnliche Lösungen in anderen Bereichen stehen:

Einkaufs- und Materialbereich

Die Bestellungen werden auf Orga-Mappen durchgeschrieben (auch kombiniert im Formularsatz einzeln oder endlos). Sie dienen zur straffen Bearbeitung und terminlichen Überwachung des Bestellvorgangs. Alle zugehörigen Schriftstücke werden darin erfasst. Weglegen = Ablegen. Nachträgliche Registraturarbeit entfällt.
Die Mappenordnung kann die Einkaufskartei ersetzen. Alternativ, vor allem bei EDV-Bearbeitung, empfiehlt sich die Kombi-Mappe. Dabei kann der PC-Ausdruck der Bestellung als Mappen-Vorderseite mit der Kombi-Mappe (Mappenrückteil) mit Hilfe eines Selbstklebestreifens verbunden werden.

Verkaufsbereich

Der Arbeitsablauf entspricht dem der Einkaufsorganisation. Anstelle der Bestellung wird die Auftragsbestätigung auf die Orga-Mappe durchgeschrieben.
Angebotsvorgänge werden einzeln erfasst. Die Vorderseite der Orga-Mappe kann einen Kalkulationsvordruck erhalten. Signal- und Termin-Tabe erinnern an rechtzeitiges "Nachfassen". Bei Direktlieferungen ohne Auftragsbestätigungen wird für jede, auch kleinere Bestellung eine Kundenmappe angelegt. Kleinstbestellungen von Einmal-Kundenkönnen in einem Mappenordner mit fertig angelegten Register-Mappen A-Z aufbewahrt werden. Die Kundenmappen ersetzen gleichzeitig die Kundenkartei. Kunden- und Vorgangmappen im Außendienst verbessern die Effektivität der Verkaufsgespräche.

Schriftstücke, Karteikarten, EDV-Ausdrucke, Transparenthüllen usw. lassen sich durch die Kombimappe in Orga-Mappen umwandeln. Nur Schutzstreifen von Selbstkleber entfernen und andrücken. Das eingeklebte Blatt bildet die direkt lesbare Vorderseite der Kombi-Mappe.